الدرس السادس: فهرسة الملفات

ذهبت ندى إلى مكتبة إحدى الجامعات لاستعارة كتاب في الرياضيات، وبالتحديد عن حساب المثلثات وجدت ندى أن هناك آلاف الكتب عن الرياضيات، وهذه الكتب على الرغم من أنها مصنفة حسب تصنيف ديوي العشري إلا أنه من الصعب الوصول للموضوع الذي تريده ندى، وسيضيع عليها وقتٌ طويلٌ حتى تعثر على الكتاب الذي تريده.

فما هي في رأيك الوسيلة المناسبة التي ستمكّن ندى من الوصول للكتاب الذي تبحث عنه بأسرع وقت؟

الوسيلة المناسبة هي اللجوء لجدول الترتيب المحفوظ وذلك لتسهيل عملية البحث و توفير الوقت والجهد في عملية البحث.

أجب عن الأسئلة الآتية:

1- ضع علامة (صح) أمام العبارة الصحيحة وعلامة (خطأ) أمام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي:

1. من أهم أهداف الحفظ حماية الوثائق والسجلات من التلف والضياع. (صح)
2. في الفهرس المطبوع يمكن إضافة أوراق جديدة للفهرس بسهولة. (خطأ)
3. يتم ترقيم الوثائق والسجلات عند القيام بإعداد بطاقة الإحالة لحفظ الملفات. (خطأ)
4. فهرس الأوراق السائبة عبارة عن دفتر تخصص الصفحات فيه لكل حرف من الحروف الأبجدية. (خطأ)
5. قد يكون أحد أسباب استرجاع الملفات، تحديث بعض المعلومات الموجودة بهذه الملفات. (صح)

2- وضح الفرق ما بين مفهومي: حفظ الملفات، واسترجاع الملفات:

• حفظ الملفات: ترتيب الأوراق والمستندات في الأوعية الخاصة بها.
• استرجاع الملفات: الحصول عليها من أماكن حفظها لإنجاز عمل.

3- اربط كل عبارة في القائمة الأولى بما يناسبها من القائمة الثانية (بوضع الرقم المناسب أمام القائمة الثانية):