الوحدة الخامسة: الرقابة

أجب عن الأسئلة الآتية:

1- ضع علامة (✓) أمام العبارة الصحيحة وعلامة (X) أمام العبارة غير الصحيحة لما يأتي:

أ- التقارير الكمية تعتمد على الكتابة الإنشائية والتعبير عن طريق الكلمات. (X)

ب- الخطوة الأولى في الرقابة تحديد معايير رقابية مبنية على أهداف واضحة. (✓)

ج- الرقابة على أنظمة العمليات التسويقية والبيعية أكثر صعوبة من الرقابة على أنظمة العمليات الإنتاجية. (✓)

د- هدف الرقابة تصيد الأخطاء ومعاقبة المخطئ ومجازته. (X)

ه- عرفت الرقابة الإدارية لأول مرة بعد الثورة الفرنسية في دستور1971م. (X)

2- اكتب أحد التعريفات التي تتناول مفهوم الرقابة.

تعددت تعريفات علماء الإدارة للرقابة وإليك بعضاً منها:

• (التأكد من تحقيق الأهداف المعلنة وفقاً للخطط المحددة سلفاً).
• (مراجعة الإنجازات وفقاً للخطط الموضوعة).
• (قياس النتائج الفعلية ومقارنتها بالمعايير أو الخطط الموضوعة ومعرفة أسباب الانحرافات عن النتائج المطلوبة واتخاذ فعل تصحيحي).
• (الوظيفة التي يتم من خلالها متابعة وضبط الأنشطة المختلفة في المنظمة بهدف التأكد من أن الأداء الفعلي مطابق للأداء المطلوب أو المخطط).
• (الوسيلة التي تسمح للإداري بالتأكد من تطابق الأداء الفعلي مع الأداء المخطط).
• (متابعة تنفيذ العمليات الإدارية والمنفذين لها وتقويم عملهم أولاً بأول للوصول إلى الهدف المرسوم على أفضل وجه وأقصر وقت وأكبر دقة وأقل خطأ وتكلفة).
• (المهارات الإدارية اللازمة لقياس وتصحيح الأعمال التي يتم تنفيذها: للتأكد أن الأهداف يتم الوصول إليها بشكل اقتصادي وفعال).

3- تهدف إحدى دوائر الجوازات أن يتم الانتهاء من إجراءات (2000) جوازاً خلال اليوم بواسطة عشرة موظفين.

ومن خلال مراقبة المسؤول لسير العمل وجد أن عدد الجوازات المنجزة يومياً لا يتجاوز (1300) جواز.

ومن خلال ما سبق طبق خطوات الرقابة بتسجيل المعلومات المناسبة مع تصحيح الانحرافات حسب ما تراه مناسباً.

4- اختر عنصر الرقابة المناسب لكل معيار من المعايير الآتية بوضع علامة (✓).

5- اربط كل عبارة في القائمة الأولى بما يناسبها من القائمة الثانية.

6- اكتب عن أحد الموضوعات الآتية:

أهمية الرقابة

أنواع الرقابة حسب موقعها من الأداء.

خطوات العلاج وتصحيح الانحراف.

أنواع الرقابة حسب موقعها من الأداء.

1- الرقابة الأولية:

وهي الرقابة المبنية على التوقع والتنبؤ بالأخطاء أو الانحرافات التي يمكن أن تحدث قبل وقوعها، وتتم هذه الرقابة قبل البدء بتنفيذ الأعمال. ويربط هذا النوع من الرقابة بعمليتي التخطيط والتنظيم.

2- الرقابة التطويرية:

وهي الرقابة التي تتم وقت التنفيذ. وتهدف إلى التطوير المستمر من خلال الإرشاد والتوجيه لتحقيق أهداف المنظمة ويربط هذا النوع من الرقابة بعملية الإشراف الإداري والقيادة.

3- الرقابة اللاحقة:

تهدف الرقابة اللاحقة إلى تصحيح الانحرافات التي تحدث في النتائج النهائية، وتعتمد الرقابة اللاحقة على المعلومات التي يتم جمعها عن الأداء الفعلي.