الدرس الخامس: تصنيف الملفات

حين تقدمت للتسجيل في مدرستك الثانوية لا بد أن إدارة المدرسة طلبت منك إحضار ملف يحوي مجموعة من الوثائق مثل شهادة الصف الثالث المتوسط، صورة من وثيقة إثبات الشخصية (الهوية الوطنية أو سجل الأسرة) السجل الصحي إلخ.
عندما تسلم منك مدير المدرسة أو الوكيل الملف قام بوضعه في أحد الأدراج المخصصة للملفات بين مجموعة من الملفات.

على أي أساس تم ترتيب تلك الملفات داخل الدرج؟

تم ترتيب تلك الملفات على أساس الأحرف الأبجدية.

ماذا يمكن أن نطلق على هذه الطريقة في الترتيب؟

الطريقة الأبجدية.

هل يتم استخدام هذه الطريقة للتنظيم والترتيب في أغراض أخرى؟ اذكرها.

أحياناً كما في المدارس والمستشفيات والجامعات وبعض المكتبات.

أجب عن الأسئلة الآتية:

1- ضع علامة (صح) أمام العبارة الصحيحة وعلامة (خطأ) أمام العبارة غير الصحيحة فيما يأتي:

1. في طريقة التصنيف الأبجدية يتم تقسيم الوثائق حسب الموضوع الذي تحتويه. (خطأ)
2. المنظمات التي لديها فروع متعددة، يفضل أن تستخدم الطريقة العشرية في التصنيف. (خطأ)
3. تتميز الطريقة العددية في التصنيف بسهولة إعادة الملفات إلى أماكنها. (صح)
4. في الطريقة الجغرافية للتصنيف يسهل الوصول للملفات دون الحاجة إلى معرفة عنوان العميل. (خطأ)
5. تستخدم الطريقة الأبجدية عادة في المنظمات التي تضم أعداداً كبيرة من العاملين. (صح)

3- اربط كل عبارة في القائمة الأولى بما يناسبها من القائمة الثانية (بوضع الرقم المناسب أمام القائمة الثانية):